Wystawienie faktury - korzystając z mudułu "faktury cykliczne" - sprowadza się do wykonania 2 kroków:
I. Wybrania firmy z listy (podświetlenia i kliknięcia).
II.Wydrukowania bądź wysłania elektronicznie.
Tak wiem - to niepolityczne pisać teksty, które czytają nasi klienci o ... wystawianiu dla nich faktur ;). Natomiast w branży takiej jak nasza, ze stałą listą - nazwijmy "abonametową" - nie jest to zadanie banalne, chociażby dlatego, że:
- Zgłoszenia, umowy, ustalenia spływają od wielu pracowników.
Nie mogę więc polegać na swojej pamięci - bo najzwyczajniej w świecie nie mam pojęcia o istnieniu niektórych uzgodnień. - Uważam, że lista faktur do wystawienia powyżej 20 nie jest do ogarnięcia bez wspomagania. Co najmniej dla mnie.
- Gdyby ci klienci byli stali ... ale "abonamety" zaczynają się i kończą. Najczęściej wcale nie z końcem miesiąca.
- Czasem trzeba wystawić fakturę wcześniej - przed tym momentem, w którym większość faktur jest wystawiana. Trzeba zapewnić, by nie wystawić jej jeszcze raz.
- Konsekwencją rozwoju techniki i zmian w prawodastwie jest ... wystawianie faktur elektronicznych. Duże ułatwienie ... i jeszcze większe zamieszanie.
No to pomarudziłam sobie ... na pozytywną właściwie rzecz. Bo posiadanie listy klientów, którym wystawia się co miesiąc faktury ... hm ... czegóż właściwie chcieć więcej? ;).
Dlatego od dawna używane są w naszej firmie faktury cykliczne. Używane - co oznaczało do tej pory, że ktoś je wystawiał. Od jakiegoś czasu to zadanie spoczęło na mnie.
Przejmując wystawianie faktur na początku sprawdziłam, czy wszystkie wpisane pozycje są aktualne, zgodne z zawartymi umowami .. i zbiorczo czy ilość zgadza się z inną ewidancją (w planie produkcji (!) dla odmiany - ale o tym innym razem). Nauczyłam się jak to kontrolować.
Ponadto uporządkowałam listę tak, by w trakcie wystawiania wiedzieć, które faktury są elektroniczne i wymagają wysyłki elektronicznej zamiast drukowania.
A teraz system pracy
- Wchodząc w fakturowanie korzystam z opcji faktury cykliczne. Pojawia się lista firm do fakturowania, wraz z numerem wystawionej ostatniej faktury oraz kwotą.
- Lista jest "kolorowa" - bo przy dopisywaniu do niej wprowadza się dzień, do którego należy wystawić fakturę
- przeterminowane - mają kolor czerwony
- w terminie - kolor czarny
- wystawione (na przykład przez koleżankę) - kolor szary
- a nieauktualne - są przekreślone. - Wynika też z tego, że po wystawioniu faktury zmienia ona kolor na szary, ponadto przy próbie wybrania takiej pozycji pojawia się komunikat i nie zostaje pobrana jej treść.
- Wystawienie sprowadza się do wykonania 2 kroków
I. Wybrania firmy z listy (podświetlenia i kliknięcia).
II.Wydrukowania bądź wysłania elektronicznie.